文章やブログを書きたいと思ったときに書き出しで手を止まってしますことはありませんか？
仕事でも資料をつくるときにどうやってまとめればよいか迷いますよね。
ブログをやっている人は毎回悩みますよね。私も悩みます。
そこで、今すぐできる文章を書くときのコツを説明します。
ここでは、次のことを説明していきます。
- 書き方の基本となるファーマットの説明
- 書き方のコツ
では、順番に紐解いていきましょう。
書き方の基本となるフォーマットはPREP法
”起承転結”ではないんです。
小説や物語を語る上では”起承転結”がよいと思いますが、ここでやりたいことを明確化すると次のようなことです。
人に伝わりやすい文章の書き方
とくにビジネスシーンでよくあるのが、プレゼンですよね。
チームのメンバーや上司、お客様などさまざまですよね。
しかも内容も複雑な場合が多いと思います。
そこで使うのが、PREP法です。
PREP法とは
PREP法は4つのカテゴリーの頭文字をとった言葉です。
- P＝Point（結論）
- R＝Reason（理由）
- E＝Example（事例、具体例）
- P＝Point（結論を繰り返す）
PREP法を検索すると次のように出てきます。
PREP法の一番の特徴は結論を最初に述べることであるが、これは話の聞き手側の集中力が最も強いのが開始直後の30秒程度であることから、最も強調したい事柄を最初に話し、強く印象付けることで説得力のある文書やプレゼンテーションを構成することが出来るからである。また、冒頭に結論、つまり要点を持ってくることにより、何についての文書やプレゼンテーションなのかを聞き手側が把握しやすくなる。また、冒頭で内容をイメージ出来るかどうかでその後の内容の理解度も変わってくる。加えて、忙しいことが多いビジネスシーンでは結論を先に求められる場合が多いことからPREP法はビジネスシーンに適している。
出典：Wikipedia
それでは、1つ1つを順に説明していきますね。
P＝Point（結論）
最初に結論をいいます。
聞き手に”結論”を最初に言うことで、今から始まる説明のポイントを明確化させるのが狙いです。
自分が聞き手の時に次のことは誰しも経験があると思います。
- 相手は一生懸命伝えようとしているけど、結局なにが言いたいかよくわからず最後の最後で自分の意見を言う人。
- 質問に対して、”OK”か”NG”が聞きたいだけなのに、”OK”又は”NG”の理由を最初にダラダラ説明しだす人。
この時の感情を思い出してみてください。だるくないですか？
自分が説明する側になったときに、相手にそう思われないためにも”結論”から先に説明するといいです。
R＝Reason（理由）
次は、先ほどの説明に対してその”理由”です。
説明する上で”理由”は外せません。それをどのタイミングでいうかがポイントです。
最初の結論の後に言うことで、ポイントがはっきりしているので聞き手は”理由”に対しても受け入れてくれやすいでしょう。
E＝Example（事例、具体例）
理由の次は”事例、具体例”です。
P＝Point（結論を繰り返す）
最後に最初に言った”結論”を繰り返します。
書き方のコツ
ここからは、実践編です。
先程説明した通りのことを意識すれば、グッと文章に説得力がましますよ。
では、例文を基に説明していきます。
あなたは主張する側です。キャンプをするときに虫よけスプレーの必要性を主張するとします。
P：キャンプには虫よけスプレーが必要です。
R：なぜなら虫が多いからです。
E：前にキャンプをしたときに、虫よけスプレーを忘れてしまいとても多くの箇所を蚊に刺されたからです。
P：なので、蚊に刺されないようにするために虫よけスプレーが必要です。
上の文章をよんでどうでしたか？虫よけスプレーを持って行ききたくなりませんか？
例文なので短くて簡単な内容の文章ですが、最初に要点がわかっているから聞きやすかったと思います。
コツをまとめると次のようになります。
- P： ～ だと思います。
- R： ～ だからです。
- E： ～ があったからです。
- P：なので ～ だと思います。
文章を書く前に、いったん言いたいことを箇条書きで紙などに書き出して整理してから、上のように書いていけばまとまった文章になりますね。
まとめ
どうでしたか？意外と簡単ですよね。
漠然と相手を納得させる文章を書こうと思うとなかなか難しいですが、伝えたいことを書き出して
- 伝えたいこと（結論）はなんだっけ？
- どういう理由だっけ？
- 理由を裏付けるものはなんだっけ？
- １～3はブレていないか
こういう風に順を追って考えていけば、ブレることはく書き進められると思います。
さらに、”どこで”、”誰に”を意識できればさらに精度が上がりますね。
ここまでの内容を実践するだけなら、今からでも可能です。しかし、コレをものにするには時間がかかります。
常に意識してないと、文章の構成や書き方が元に戻ってしまいます。
繰り返しになりますが、次の4点をメモっておいて文章を書く前に一回見てから書き出せば、慣れることができますね。
- P＝Point（結論）
- R＝Reason（理由）
- E＝Example（事例、具体例）
- P＝Point（結論を繰り返す）
ブログや資料など、ワンランク上のものにしたいですね。
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